Таксировка техники в Excel: семь мест, где теряются данные

Таксировка — ежесменный учёт того, что делала каждая машина: сколько отработала, сколько стояла и почему, сколько заправила топлива. На большинстве предприятий её ведут в Excel. И почти везде ошибки находят только при закрытии месяца, когда исправлять уже поздно и дорого.

Вот семь мест, где данные теряются чаще всего, и что с каждым делать.

1. Один путевой лист — две машины

Номер путевого листа вбивают руками. Опечатка или копирование строки — и один номер оказывается у двух машин или в двух сменах. В Excel это видно только условным форматированием по всему году, которое никто не настраивает.

Что делать: проверять уникальность номера путевого листа в пределах года прямо при вводе.

2. Водитель отработал 24 часа

Водитель пересел с машины на машину внутри смены, и его записали на обе на полную смену. В сумме — 24 часа за 12-часовую смену. Наработка и выработка завышены, а сверка с табелем не сходится.

Что делать: суммировать часы по водителю за смену и блокировать сохранение, если сумма больше смены, — с требованием указать время на каждой машине.

3. Счётчик ушёл назад

Показание моточасов на конец смены меньше, чем на начало, или прирост больше 12 м/ч за 12-часовую смену. Это всегда ошибка ввода — но в таблице она тихо превращается в отрицательную или фантастическую наработку.

Что делать: брать счётчик на начало смены из конца предыдущей автоматически, а не вводить заново; проверять прирост на физическую возможность.

4. Заправка больше бака

В бак на 1 000 литров «залили» 1 200. Или расчётный остаток ушёл в минус. Ошибка в цифре, приписка или слив — разбираться надо сразу, пока водитель и заправщик помнят смену.

Что делать: вводить только фактическую заправку, остаток в баке считать (остаток на начало + заправка − расход по норме), а выход за объём бака или ниже нуля — подсвечивать на проверку.

5. Работа плюс простои не равны смене

Машина отработала 9 часов и простояла 2. Куда делся ещё час? В Excel такие строки проходят незамеченными, а КТГ и КИО потом считаются от неполного фонда времени.

Что делать: проверять баланс «работа + простои = длительность смены» по каждой строке. Подробнее о том, как это влияет на показатели, — в статье «КТГ и КИО: формулы и ошибки».

6. Простои свободным текстом

«Стоял», «ремонт», «нет фронта», «ждал», «по погоде». Свободный текст невозможно сложить и отсортировать. Именно поэтому Парето по простоям на многих предприятиях превращается в ручную работу на несколько дней. И главная причина почти всегда прячется в категории «прочее».

Что делать: выбирать причину из справочника (уровень 1 — тип, уровень 2 — узел или вид, уровень 3 — детализация), а текст оставлять только как комментарий. Как это потом анализировать — в статье «Парето-анализ простоев».

7. Закрытую смену правят без следа

В Excel любую цифру можно поменять задним числом, и никто не узнает, кто и когда. Через месяц уже невозможно понять, почему отчёт отличается от того, что ушло руководству.

Что делать: закрывать смену, а правку разрешать только с подтверждением и записью в журнал изменений: кто, когда, что было и что стало.

Почему Excel здесь проигрывает

Всё перечисленное можно частично сделать формулами и проверкой данных. Но на практике таблица разрастается, формулы ломаются при копировании, у каждого участка своя версия файла, а проверки отключают, «потому что мешают». Контроль ввода работает, только когда его нельзя обойти.